Hybrid Event – Die neue Art der Veranstaltung
In Zeiten wo Digitalisierung und Remote Arbeitsplätze immer mehr zunehmen, müssen stets neue Methoden gefunden werden, um Mitarbeiter und Arbeitgeber oder Auftragnehmer und Auftraggeber miteinander zu verbinden. Hybrid Meeting ist das neue Zauberwort, dass die Menschen auch über Grenzen hinweg zusammenbringt.
Es ermöglicht weltweite Verbindungen und persönlichen Informationsaustausch sowohl aktiv als auch interaktiv. So können Veranstalter mehr Teilnehmer zeitgleich erreichen und Interessierte sind weitaus flexibler in der Teilnahme an länderübergreifenden Events.
Digitales Arbeiten nimmt heutzutage einen immer höheren Stellenwert in vielen Branchen ein. Heute ein Meeting in Mailand, morgen ein Seminar in Tokio, all das ist mit Hybrid Events oder Hybrid Meetings möglich. Wer vor Ort Veranstaltungen mit Live-Schaltungs-Tools verbindet, erreicht weitaus mehr Menschen und ermöglicht den Teilnehmern neben einer höheren Flexibilität auch eine enorme Zeit- als auch Kostenersparnis.
Was ist ein Hybrid Event?
Der Begriff Hybrid bezeichnet verschiedene Komponenten, die zusammengefügt oder gebündelt werden. Bei einem Hybrid Event gibt es Teilnehmer, die live im Raum sind, also onsite und Teilnehmer, die virtuell über eine Webinarplattform oder einer Kommunikationsplattform, an der Veranstaltung teilnehmen, also online oder remote. Dabei können die Online-Teilnehmer mit den physisch anwesenden Teilnehmern und dem Vortragenden interagieren und umgekehrt.
Eigentlich kennt man diese Art der Kommunikation ja bereits aus dem Fernsehen. Auch bei Nachrichtensendungen werden häufig Journalisten aus anderen Ländern live ins Fernsehstudio geschalten. Oder bei Preisverleihungen bedanken sich Preisträger, die den Preis nicht persönlich übernehmen können, live beim anwesenden Publikum durch eine virtuelle Zuschaltung.
Nun hat auch die Geschäftswelt die zahlreichen Vorteile von Meetings mit Live Stream und Online Vorträgen erkannt und nutzt das Zusammenspiel von aktiven Teilnehmern vor Ort mit den Remote-Teilnehmern am Bildschirm vor dem PC.
Vor allem in den letzten Monaten haben Hybrid Events einen regelrechten Boom erlebt. Ausgelöst durch die Einschränkungen aufgrund der COVID-19 Pandemie, musste vorwiegend auf Online Meetings und Online Seminare ausgewichen werden. Nach den Lockerungen haben sich viele Unternehmen dazu entschlossen dieses System beizubehalten oder als zusätzliche Option zu Meetings mit physischer Anwesenheit und reinen Online Meetings einzusetzen.
Was unterscheidet das virtuelle Meeting vom Hybrid Meeting
Ein Hybrid Meeting oder ein Hybrid Event ist eine Live Veranstaltung, die um eine Online Komponente erweitert wird. Ein Teil der Teilnehmer befindet sich zusammen am selben Ort und der andere Teil nimmt virtuell teil. Online und onsite Teilnehmer sind miteinander verbunden und können zusammen kommunizieren und arbeiten.
Bei einem virtuellen Meeting fällt die Live-Komponente weg. Die Teilnehmer kommunizieren vollständig online und befinden sich physisch nicht am gleichen Ort, so wie in diesem Onlinetraining:
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Welche Vorteile bietet das Hybrid Meeting?
Die größten Vorteile liegen klar auf der Hand, durch die gleichzeitige Teilnahme von aktiv anwesenden und virtuell zugeschalteten Personen, kann eine größere Bandbreite an Teilnehmern mit weniger Aufwand erreicht werden.
Zudem wird eine geringere Platzkapazität benötigt, denn lediglich die physisch anwesenden Teilnehmer müssen untergebracht werden.
Für die Teilnehmer selbst ergeben sich auf beiden Seiten Vorteile. Während die anwesenden Personen besser untereinander agieren können und durch das größere Blickfeld sowohl die Stimmung als auch die Gesten der anderen Anwesenden erfassen können, genießen die virtuell zugeschalteten Teilnehmer eine höhere Flexibilität was den Zeitaufwand und die Kosten für etwaige Reisen angeht.
Auch Experten, die sich gerne in den Vortrag einbringen und ihr Fachwissen teilen möchten profitieren von der Möglichkeit der Live-Zuschaltung. Einerseits erreichen sie mehr Menschen als bei einer reinen örtlichen Veranstaltung, andererseits können sie Vorträge auf der ganzen Welt halten, ohne zeitliche und örtliche Einschränkungen.
Ein weiterer Vorteil ergibt sich in der Aufzeichnung von virtuellen Veranstaltungen. Konferenzen, Meetings und Seminare werden in der Regel nicht aufgezeichnet, virtuelle Veranstaltungen hingegen schon. Hybrid Events bieten Veranstaltern somit die Möglichkeit mit Auszügen aus dem Event zu werben, diese zu teilen oder für Artikel zu verwenden. Auf der anderen Seite können Teilnehmer die Aufzeichnungen, sofern sie vom Veranstalter freigegeben wurden, dazu nutzen das darin erlangte Wissen immer wieder abzurufen und nachzuschlagen.
Wo Vorteile sind, gibt es auch Nachteile
Auch wenn virtuelle Teilnehmer die Vorteile der Kosten- und Zeitersparnis genießen, haben sie auf der anderen Seite weniger Möglichkeiten sich aktiv in die Geschehnisse einzubringen und rechtzeitig auf die Gegebenheiten vor Ort reagieren zu können. Je nach verwendeter Technik könnte es schwer sein zu Wort zu kommen und Gehör zu finden, wenn man gerade nicht an der Reihe ist.
Eine große Herausforderung ist sicherlich das eingeschränkte Blickfeld der Remote-Teilnehmer. Während die Anwesenden einfach den Kopf drehen müssen, um den gesamten Raum zu erfassen, müssen für den virtuellen Gast spezielle Vorkehrungen getroffen werden, um ihm eine gute Sicht zu ermöglichen. Da die Übertragungskamera meist nur auf gewisse Plätze im Raum gerichtet sind, könnten wichtige Details der nonverbalen Gespräche verloren gehen.
Für den Moderator eines Hybrid Events oder Live stream Meetings kann es mitunter schwer sein genügend auf die virtuellen Teilnehmer einzugehen und diese in den Vortrag oder die Arbeit miteinzubeziehen. Daher sind eine gute Planung und Vorbereitung wichtig.
Zu guter Letzt hängt ein erfolgreiches und für beide Seiten zufriedenstellendes Hybrid Event auch von der Leistung der Technik ab. Eine unzureichende Internetverbindung, schlechte Lautsprecher am Eventort oder andere technische Pannen, können das Teilnehmererlebnis schnell schwächen.
Hybrid Event – wie richtig planen?
Treffen sich Teilnehmer onsite und online zu einem Hybrid Event, muss in erster Linie die Kommunikation untereinander gewährleistet sein. Die Verbindung dieser beiden Elemente muss der Moderator im Vorfeld bedenken. Was hilft den Teilnehmern ins Gespräch zu kommen und wie kann die Interaktion untereinander gefördert werden? Diese Fragen sind die Eckpfeiler eines erfolgreichen Hybrid Meetings.
Je nach Art des Hybrid Meetings können kleinere und größere Gruppen gebildet werden. So macht bei Arbeitsgruppen ein gemischter Tisch von je drei bis fünf online und onsite Teilnehmer Sinn, wobei bei einem Online Vortrag eher der Moderator im Mittelpunkt steht und daher die virtuellen Teilnehmer den Blick auf den Vortragenden richten.
Zudem sollten folgende Fragen im Vorfeld geklärt werden:
- Welchem Zweck dient die Veranstaltung und welche Ergebnisse sollen damit erreicht werden?
- Wurde diese oder eine ähnliche Veranstaltung bereits gemacht und gibt es Erfahrungswerte?
- Wenn ja, welches Resümee konnte daraus gezogen werden, bzw. was kann verbessert werden?
- Wie viele Teilnehmer sollen erreicht werden, onsite und online? Dies hängt nicht unweigerlich mit der Teilnehmerkapazität vor Ort ab.
- Wird ein Teilnahmebetrag erhoben? Wenn ja, wie viel?
- Sollen Die Daten der Teilnehmer gesammelt werden und sollen diese ein Feedback zum Event hinterlassen?
- Sind vorgefertigte Umfragen notwendig oder wird ein Benotungssystem verwendet?
Der Erfolg eines Hybrid Events steht und fällt auch mit der zur Verfügung stehenden Technologie. Gerne werden Plattformen oder Tools für die Zuschaltung der Online Teilnehmer verwendet. Der richtige Technologiepartner an der Seite kann hier entscheidend sein.
Wichtige Bestandteile eines Hybrid Events
Egal ob ein Hybrid Meeting, ein Hybrid Event oder ein Hybrid Seminar, alle Hybrid Veranstaltungen haben eins gemeinsam – sie benötigen einen Facilitator, einen Keynote-Speaker, einen Moderator. Jemanden der den gesamten Prozess begleitet, das Interesse weckt, motiviert und die Kommunikation der einzelnen Teilnehmer am Fließen hält. Durch seine Unterstützung können sich alle Beteiligten aktiv und konstruktiv einbringen oder effektiver arbeiten.
Keynote Speaker können dabei sowohl aktiv als physisch anwesende Person sprechen oder aber auch remote arbeiten, sprich virtuell zugeschaltet werden. Die Digitalisierung macht es möglich.
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