Eine gelungene Kick-off-Veranstaltung kann entscheidend zum Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beitragen. Daher sind eine sorgfältige Vorbereitung und ein gutes Konzept notwendig, um das Vertrauen der Teilnehmer zu erlangen, sie zu informieren und zu motivieren.

Was ist ein Kick-off – Definition

Wir alle wissen was Kick-off bedeutet. Vor allem im Sportbereich wird dieser Begriff häufig eingesetzt – der Anstoß, etwas beginnen oder neu starten. Auch im Unternehmertum finden wir dieses Wort immer häufiger. Ein Kick-off-Meeting oder eine Kick-off-Veranstaltung ist der Beginn oder die Auftaktveranstaltung zur Zusammenarbeit oder einer ganzen Reihe von Zusammenkünften. Meist wird dieser Begriff bei einem Projektstart verwendet, um den Startschuss für ein neues Projekt zu setzen.

Wozu dient ein Kick-off-Meeting?

Welches Ziel verfolgt eine Kick-off-Veranstaltung und warum ist sie so wichtig? Diese Frage stellen sich viele Unternehmer.

In erster Linie dient der Projekt-Kick-off als offizieller Start für ein neues Projekt. In der Regel nehmen an diesem Termin alle Beteiligten teil, vom Projektleiter über die Auftragnehmer bis hin zum Team. So bietet sich die Gelegenheit, das gesamte Projektteam kennenzulernen und Zuständigkeiten aufzuzeigen. Es ist immer gut, ein Gesicht zu einer Telefonstimme oder einer E-Mail-Adresse zu haben. Das persönliche Aufeinandertreffen schafft eine grundlegende Basis für die spätere Zusammenarbeit. Oft ist der Kick-off-Termin die einzige Gelegenheit alle Projektbeteiligten persönlich kennenzulernen. Die Zusammenarbeit mit einzelnen Mitarbeitern während des Projektes erfolgt dann oft über andere Kommunikationswege, wie das Telefon oder E-Mail. Doch auch wenn einzelne Mitarbeiter beim ersten Aufeinandertreffen nicht vor Ort dabei sein können, bietet sich die Möglichkeit diese remote teilnehmen zu lassen.

Im Zuge der Veranstaltung wird das gesamte Projekt vorgestellt und dessen Ziele erläutert. Ein grobes Konzept mit einzelnen Meilensteinen gibt Aufschluss über die geplanten Schritte und den zeitlichen Ablauf.

Im Idealfall sind die Teilnehmer des Kick-off-Meetings nach der Veranstaltung informiert und motiviert und alle offenen Fragen geklärt.

Typische Agenda und Ablauf eines Kick-off-Meetings

Wie läuft denn nun ein Kick-off-Meeting ab? Eine gute Frage.

Mit einer freundlichen Begrüßung und der Vorstellung des Gastgebers, in der Regel der Projektleiter, wird das Meeting eröffnet.

Eine gelungene Einleitung ist mindestens ebenso wichtig wie eine freundliche Begrüßung. Diese sollte jedoch nicht länger als ein paar Minuten dauern und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer wecken.

Anschließend kann optional eine kurze Vorstellungsrunde der Teamleiter oder weiterer wichtiger Schlüsselpositionen des Projektes erfolgen. So wissen alle Beteiligten, wer welche Aufgaben im Zuge des Projektes übernimmt.

Ist das Eis gebrochen, die wichtigsten Personen vorgestellt und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf der Seite des Vortragenden, kann ein erster Überblick über den Inhalt und das Ziel des Projektes gegeben werden.

Ziel hier ist es, alle Projektbeteiligten auf den gleichen Wissensstand zu bringen und eventuelle Missverständnisse bereits im Vorfeld auszuräumen.

Danach kann die weitere Planung und der voraussichtliche zeitliche Ablauf des Projektes besprochen werden. Hier genügt jedoch eine grobe Skizze des Terminplans, Einzelheiten sollten separat mit den jeweiligen Verantwortlichen erörtert werden. Es geht hier lediglich darum, den Projektteams die einzelnen Phasen und wichtige Meilensteine zu kommunizieren. Eventuell können im Rahmen der Planung Zuständigkeiten geklärt und Verantwortungen übergeben werden.

Wichtig ist auch der Abschluss des Meetings, den dieser sollte die Veranstaltung abrunden und nochmals alle wichtigen Punkte zusammenfassen.

Welchen Nutzen ziehen die Teilnehmer aus dem Kick-off-Meeting?

Ziel einer Auftaktveranstaltung ist, die Vorstellung des Projektes, das gegenseitige Kennenlernen und die Klärung der Zuständigkeiten.

Im besten Fall wissen nach der Kick-off-Veranstaltung alle Projektbeteiligten um was es geht, welche Ziele verfolgt werden und welche Strategie geplant ist.

Auch alle offenen Fragen wurden beantwortet und die Teilnehmer des Meetings haben nach Ende der Veranstaltung alle die gleichen Informationen und Startvoraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt.

Durch das gemeinsame positive Erleben des Meetings sind sowohl Projektverantwortliche als auch die einzelnen Projektmitarbeiter gut informiert und motiviert. Eine gelungene Veranstaltung kann das Zusammengehörigkeitsgefühl aller Beteiligten fördern und maßgeblich zum Erfolg des gesamten Projektes beitragen.

Was macht ein Kick-off erfolgreich – Tipps und Tricks

Ein Kick-off-Meeting sollte gut durchdacht und bis ins Detail geplant sein, um erfolgreich zu sein.

Alle wichtigen am Projekt beteiligten Personen sollten geladen und anwesend sein. Angefangen vom Auftraggeber über die Verantwortlichen der Unternehmensführung bis hin zu den einzelnen Projektleitern und deren Mitarbeiter. Die gemeinsame Teilnahme an dieser Veranstaltung vermittelt die Wichtigkeit jedes Einzelnen und lässt diese sich auf gleicher Augenhöhe begegnen. So wird die Bedeutung des Projektes und deren Beteiligten nochmals hervorgehoben und vermittelt ein Gefühl der Zusammengehörigkeit.

Auch die Wahl des Kick-off-Termins ist nicht unrelevant. Alle Beteiligten eines Projektes zum gleichen Zeitpunkt an einen Tisch zu bringen ist oft nicht einfach, hier bedarf es guter Organisation und Abstimmung. Im Vorfeld sollten daher alle für das Projekt notwendigen Mitarbeiter erfasst und für die offizielle Einladung deren Kontaktdaten zusammengetragen werden. Anschließend kann ein für alle Beteiligten möglicher Termin festgelegt werden. Bei internationalen und länderübergreifenden Projekten sollte auf Mitarbeiter, die nicht zum gewählten Termin anreisen können, Rücksicht genommen werden. Diese könnten im Bedarfsfall auch remote am Kick-off-Meeting teilnehmen. 

Die Projektziele müssen definiert und die einzelnen Meilensteine abgesteckt werden. Ein vorläufiger Ablaufplan für die Durchführung des Projektes kann den Teilnehmern einen Überblick über die weiteren Schritte geben. Hierin sollten auf jeden Fall der zeitliche Ablauf, das Budget und die vorhandenen Ressourcen ersichtlich sein.

Auch die Organisation des Kick-off-Meetings trägt maßgeblich zum Erfolg bei. So muss die geeignete Location gefunden und die technischen Voraussetzungen geklärt werden. Ort, Zeit und Dauer der Veranstaltung muss mit allen Beteiligten abgestimmt und notwendige Hilfsmittel, wie Beamer, Flipchart und dergleichen organisiert werden.

Bei der Organisation sollte auch die Versorgung, das Catering und eventuelle Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer bedacht werden. Eine grobe Planung für den Ablauf des Kick-off-Meeting und ein Veranstaltungsprogramm, welches an die Beteiligten verschickt oder ausgeteilt wird, hilft die zeitlichen Vorgaben einzuhalten und die Teilnehmer durch das Programm zu führen.

Im Anschluss an den Projekt Kick-off kann eine Zusammenfassung an alle Verantwortlichen und deren Mitarbeiter ausgegeben werden, worin die Eckpunkte des Projektes, sowie der Zeitplan nochmals festgehalten sind.

Keynote Speaker als Motivationsbooster für den Projekt Kick-off

Manche Unternehmer oder Projektleiter engagieren externe Redner, um durch das Event zu führen.

Ein Keynote Speaker etwa kann das Kick-off-Meeting zu einem einzigartigen Erlebnis für alle Teilnehmer machen und neben der Vermittlung von eher trockenen Inhalten auch für Spaß und Begeisterung sorgen. Am Ende sind die Teilnehmer motiviert und bereit zu Höchstleistungen.

Der Projektleiter profitiert von der Erfahrung und der professionellen Durchführung ebenso wie die Teilnehmer. Die lockere und überzeugende Vermittlung von Fakten gepaart mit Emotionen und Überraschungen, lassen den Projekt Kick-off noch lange positiv nachklingen.

Wichtig sind hier eine überzeugende Rhetorik und eine auf das Unternehmen abgestimmte Tonalität. All das und noch etwas mehr bietet ein erfahrener Keynote Speaker.

Sind Sie noch auf der Suche nach motivierenden Rednern? Mit Nicole Truchseß und Markus Brandl haben Sie Experten an Ihrer Seite, die Ihr Kick-off-Meeting zu einem unvergesslichen Event machen werden.  

Vorbereitung ist die halbe Miete

Wie Sie sehen, trägt ein gelungenes und gut geplantes Kick-off-Meeting maßgeblich zum Erfolg des Projektes bei. Verabsäumen Sie daher nicht diesem Event genügend Aufmerksamkeit zu schenken und sich entsprechend vorzubereiten.

Information und Motivation bilden die Eckpfeiler einer guten Zusammenarbeit bei einem Projekt. Machen Sie Ihre Ziele für alle Projektbeteiligten transparent und geben Sie ihnen eine Orientierung, um gemeinsam das Projekt zum Erfolg zu führen.